在 Excel 中結合 Word 合併列印功能來套印薪資表
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這裡我們要把已經做好了員工的薪資明細表列印, 但是要將所有的員工明細都列印出來時就有些不方便, 因為一次只能列印一位員工的薪資, 若是員工人數多達數百人或數千人, 那麼一個個點選員工姓名後再列印就太費時了。因此我們要教您利用 Word 的合併列印功能, 一次列印所有的員工資料。請執行 『開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007』 命令, 先將 Word 啟動。
什麼是合併列印
簡單來說, 合併列印就是把文件與資料合併成一份文件。例如我們將一份邀請函透過合併列印功能, 與記者資料合併, 產生以下的結果：
以上述的例子而言, 將文件與資料透過合併列印結合在一起, 就可以一次產生大量內容相同、對象不同的文件。
首先, 您必須建立一份 「主文件」 , 它是每一份合併文件都會具備的相同內容, 例如範例中的邀請函。另外還要準備一份 「資料來源」 , 用來提供給每一份合併文件不同的對象資料, 如範例中的記者資料。然後在主文件上插入合併列印的功能變數, 合併列印功能就會在每一份合併文件的相同位置上, 插入不同的資料。
合併列印的程序如下圖所示：
step1. 建立主文件
我們要大量複製這份文件, 並在裡頭加上每位員工的姓名、部門、本薪、勞、健保…等資料。這份文件就是合併列印的 「主文件」。
請在 Word 中切換至郵件頁次, 按下啟動合併列印區的啟動合併列印鈕, 執行 『逐步合併列印精靈』 命令, 便會開啟合併列印工作窗格。接著請如下操作：
step2. 指定資料來源
選擇好要進行設定的文件後, 接下來要指定資料來源。資料來源可以是 Excel 工作表、Access 資料庫、Word 表格、純文字檔以及 Outlook 連絡人；若是您沒有現成的資料來源檔案, 可以在合併列印的過程中建立清單作為資料來源。
step3. 插入功能變數
建立主文件和指定資料來源之後, 合併列印已經完成一大半, 再來就是插入合併列印的功能變數。插入合併列印功能變數的動作, 就是設定在薪資明細表中放入員工資料的位置。
請將插入點移到 "姓名：" 的右方, 按下合併列印工作窗格的其他項目。
重複上述步驟分別將功能變數插入到文件中的對應欄位。每插入一個欄位, 就得將插入合併欄位交談窗關閉, 才能繼續。
確定好要插入的合併列印功能變數, 以及合併的資料來源後, 按下一步：完成合併繼續下一個步驟。
step4. 執行合併
這個步驟是合併列印的尾聲, 也就是將合併文件列印出來。
接著按下合併到印表機交談窗的確定鈕, 會開啟列印交談窗, 讓您進行印表機的設定, 一切無誤後, 你就可以按下列印交談窗中的列印鈕進行列印了。
若是您日後還會使用合併列印後的檔案, 只要在 Word 中按下儲存檔案鈕 , 即可將合併列印的設定儲存起來。
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